¿Cómo aplicar el RFID para la gestión de archivos?
El RFID aplicado a la gestión documental
El RFID, capaz de leer y escribir a distancia la gran cantidad la información contenida en las llamadas tags RFID, cada vez tiene aplicaciones más variadas y amplias.
Como ya hemos comentado en otros artículos del blog, la tecnología como tal existe desde hace mucho tiempo, habiendo tenido un desarrollo exponencial, en cuanto a funcionalidades ofrecidas y reducción de costes en los últimos años. Es precisamente esto la que nos va a permitir aplicar RFID al ámbito de la gestión documental.
Los usos hacia los que se orientó RFID desde sus inicios fue a la sustitución del código de barras, sobre el que tiene una serie de ventajas notables. Sin embargo, se han encontrado aplicaciones de RFID en múltiples sectores y de formas inimaginables en un principio: seguridad, gestión personal, logística, trazabilidad de productos, gestión de archivos...
Así, la utilización de RFID aplicada a la gestión documental nos va a permitir integrar la documentación en papel, u otros soportes físicos, dentro de la gestión y control de documentos implantada en una organización. En la evolución hacia la Administración electrónica esta integración representa un punto de conexión que nos va a permitir recorrer de manera segura el camino, permitiendo una integración de la multitud de documentación en papel aún generada.
Los usos hacia los que se orientó RFID desde sus inicios fue a la sustitución del código de barras, sobre el que tiene una serie de ventajas notables. Sin embargo, se han encontrado aplicaciones de RFID en múltiples sectores y de formas inimaginables en un principio: seguridad, gestión personal, logística, trazabilidad de productos, gestión de archivos...
Así, la utilización de RFID aplicada a la gestión documental nos va a permitir integrar la documentación en papel, u otros soportes físicos, dentro de la gestión y control de documentos implantada en una organización. En la evolución hacia la Administración electrónica esta integración representa un punto de conexión que nos va a permitir recorrer de manera segura el camino, permitiendo una integración de la multitud de documentación en papel aún generada.
PRINCIPALES FUNCIONES DEL RFID EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS
TRAZABILIDAD Y LOCALIZACIÓN
La aplicación de RFID nos va a permitir conocer la situación de un documento y realizar su seguimiento en tiempo real, reduciendo de forma drástica tiempos de espera asociados a los mecanismos de workflow tradicionales. El conocimiento de la localización de los documentos va a permitir reducir las pérdidas de los mismos y el impacto asociado a las mismas, así como una reducción drástica de tiempos en la localización de los mismos.
SEGURIDAD
El tener identificados a cierta distancia los documentos nos puede permitir la inclusión de mecanismos de seguridad que controlen quien accede a determinados documentos, o la salida de ciertos documentos de áreas restringidas.
LÍNEA DE MANDO
Al disponer de etiquetas de lectura/escritura se pueden introducir en las mismas firmas que nos permitan autentificar el contenido de los documentos.
Como conclusión decir que su aplicación va a proporcionar una serie de ventajas, siendo la principal la posibilidad de integrar los documentos que tengamos en soporte físico, normalmente papel, dentro de nuestro sistema de gestión de la organización, pudiendo aplicar tareas de trazabilidad, localización, seguridad....
Esto de cara a la Administración electrónica supone un gran impacto, ya que existe aún un gran número de actuaciones que es obligatorio realizar en soporte papel.
La aplicación de RFID nos va a permitir conocer la situación de un documento y realizar su seguimiento en tiempo real, reduciendo de forma drástica tiempos de espera asociados a los mecanismos de workflow tradicionales. El conocimiento de la localización de los documentos va a permitir reducir las pérdidas de los mismos y el impacto asociado a las mismas, así como una reducción drástica de tiempos en la localización de los mismos.
SEGURIDAD
El tener identificados a cierta distancia los documentos nos puede permitir la inclusión de mecanismos de seguridad que controlen quien accede a determinados documentos, o la salida de ciertos documentos de áreas restringidas.
LÍNEA DE MANDO
Al disponer de etiquetas de lectura/escritura se pueden introducir en las mismas firmas que nos permitan autentificar el contenido de los documentos.
Como conclusión decir que su aplicación va a proporcionar una serie de ventajas, siendo la principal la posibilidad de integrar los documentos que tengamos en soporte físico, normalmente papel, dentro de nuestro sistema de gestión de la organización, pudiendo aplicar tareas de trazabilidad, localización, seguridad....
Esto de cara a la Administración electrónica supone un gran impacto, ya que existe aún un gran número de actuaciones que es obligatorio realizar en soporte papel.
